Conexión Clickedu - ITACA (Valencia)

Modificado el Lun, 2 Mar a 4:23 P. M.

Para exportar las notas y la asistencia desde Clickedu a la plataforma ITACA.

ÍNDICE

Paso 1: Exportar archivo XML desde ITACA
Paso 2: Importar los archivos XML hacia Clickedu
Paso 3: Sincronizar datos
Paso 4: Generación del archivo XML para exportarlo a ITACA
Paso 5: Introducir archivo XML de Clickedu a ITACA

Paso 1: Exportar archivo XML desde ITACA

El primer paso es generar ocho archivos XML desde la plataforma ITACA. Para hacerlo, accede a Centro > Importación/Exportación > Exportación > Otros.

Las capturas de la plataforma ITACA que acompañan esta explicación pueden estar desactualizadas. Esto se debe a que, desde Clickedu, al no ser un centro escolar, no tenemos acceso a ITACA.

Recomendamos la creación de una nueva carpeta en tu escritorio para ir guardando cada uno de los XML generados. Además, para identificar rápidamente a qué corresponde cada uno de los ocho documentos, aconsejamos guardar cada XML con el nombre del apartado exportado.

Las ocho entidades a exportar (de una en una) son las siguientes:

1. Enseñanzas (Ciclos escolares)

2. Cursos sistema educativo

3. Grupos

4. Evaluaciones establecidas en el centro

5. Contenidos (asignaturas)

6. Alumnos

7. Plantillas de Horarios (escoged la plantilla que tengáis activa en ITACA para cada etapa).

8. Horarios de los Grupos

Paso 2: Importar los archivos XML hacia Clickedu

Una vez dentro de Clickedu, desde Administración, entra en Tipos, configuraciones e importaciones/exportaciones y selecciona, en Pasarelas, ITACA.

Para realizar la sincronización de elementos, debes importar cada uno de los archivos XML descargados desde ITACA y escoger el módulo con el que se relaciona cada uno en el desplegable.

Relación de los documentos exportados con los módulos que hay en Clickedu:

ITACA		Clickedu
Enseñanzas (Ciclos escolares)	>>	Enseñanzas (Ciclos escolares)
Cursos Sistema Educativo	>>	Cursos
Grupos	>>	Clases
Evaluaciones establecidas en el centro	>>	Evaluaciones
Contenidos	>>	Materias
Alumnos	>>	Alumnos
Plantillas de Horarios	>>	Plantillas Horarios
Horarios de los Grupos	>>	Horarios-Grupo

Paso 3: Sincronizar datos

A continuación, accede, de una en una, a cada pestaña y relaciona los elementos de la columna de la izquierda con los de la derecha.

Verás muchos alumnos ya relacionados, por similitud de nombre, pero otros, los de color salmón, los tendrás que buscar y relacionar manualmente.

Si hay elementos sin equivalencia en el desplegable, es probable que el elemento no estuviera dado de alta en el momento de exportar el documento XML de aquel módulo desde ITACA. Vuelve a ITACA y asegúrate de que existe. Si no es así, añádelo, vuelve a descargar el archivo y sube la versión actualizada en el módulo correspondiente.

Después, haz clic en Sincronizar.

Deberás realizar el mismo proceso con todos los módulos. Cada vez que subas uno, recuerda que deberás clicar en Sincronizar.

Ejemplos:

Enseñanzas (cargar el XML de Enseñanzas > indicar que el módulo correspondiente es Enseñanzas (Ciclos escolares) > relacionar la información > hacer clic en el botón Sincronizar.

Plantillas de Horarios (cargar XML de Plantillas de Horarios > indicar que el módulo corresponde es Plantillas Horarios > relacionar la información > hacer clic en el botón Sincronizar.

Cada vez que actualice un horario en ITACA, la aplicación creará un fichero XML nuevo con el nombre Copia de copia… Para que la sincronización sea satisfactoria, tiene que escoger la última versión de este archivo (la que incluya más Copia de).

Una vez se hayan sincronizado todos los módulos, debes dirigirte a la pestaña Generar ficheros de exportación.

Paso 4: Generación del archivo XML para exportarlo a ITACA

Cuando tengas el archivo cargado, te aparecerá una tabla con todas las clases de la escuela.

Para una mejor eficiencia, recomendamos que selecciones las clases por cursos (por ejemplo, 1 ESO A, 1 ESO B i 1 ESO C). De esta forma, evitarás hacer la exportación de datos de una etapa completa o de todo el centro a la vez.

Después de haber seleccionado todas las clases de un curso, haz clic sobre el botón Mostrar datos. A continuación, aparecerá un resumen con los datos sincronizados. Es necesario que hagas una revisión de la información que encontrarás.

Ten en cuenta que los registros que salgan en color verde son correctos, mientras que los de color salmón son incorrectos o están pendientes de sincronizar.

Si te desplazas hasta la parte inferior de la pantalla encontrarás los botones de generación de los XML que necesitas. Puedes escoger entre:

Generar XML de calificaciones
Generar XML de asistencia
Generar XML de calificaciones y asistencia.

Clickedu generará un archivo XML con las calificaciones y la asistencia que posteriormente importará a ITACA. Este proceso puede tardar unos minutos.

Te recomendamos que, para guardar el archivo, hagas clic con el botón derecho sobre el vínculo (Generar XML de calificaciones, Generar XML de asistencia o Generar XML de calificaciones y asistencia y selecciones la opción Guardar enlace como.

El archivo XML de asitencia contiene todos los registros de asistencia. Así, puedes subirlos todos sin tener que hacerlo manualmente e individualmente.

Se te abrirá la siguiente pantalla.

Pulsa el botón aquí en la ventana que se abrirá y, una vez abierto el archivo, con el botón derecho, selecciona la opción Guardar como para descargar el archivo XML.

Paso 5: Introducir archivo XML de Clickedu a ITACA

Clickedu hará la sincronización con los archivos XML tanto si las materias y evaluaciones están cerradas como si no. No obstante, si tienes la evaluación abierta en ITACA, los datos entrarán; si la evaluación está cerrada, aparecerá un error.

En el caso de los Ciclos formativos, las notas de las asignaturas se importan, pero no la nota final de los módulos.

Finalmente, accede a la plataforma ITACA para cargar el archivo XML que ha generado Clickedu. Para hacerlo, accede a Centro > Importación/Exportación > Importación > cargar archivo > Validar > Calificaciones. Para terminar con el proceso, haz clic sobre el botón Importar.

Para consultar la última sesión sobre la conexión Clickedu - Itaca, clica en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=nIlqoXG_og4.