Preguntes més freqüents sobre rebuts

Modificat el Dc, 9 Ago., 2023 a les 11:56 AM

1. Com es poden activar els rebuts per fer-los visibles als pares?

Heu d’anar a Administració > Acadèmic > Estructura de cursos > una etapa > icona dels tres usuaris (Visió dels alumnes), on podreu activar l'apartat Rebuts. Posteriorment, haureu d’accedir al bloc de rebuts pertinent i fer-lo visible amb la icona dels dos usuaris (Visible als responsables).

2. Com podem assignar uns conceptes a un compte bancari i uns altres en efectiu?

Cal que accediu a Assignació de conceptes facturables als usuaris i ho canvieu, concepte a concepte (cal entrar a la icona de l'euro de cada concepte i modificar-ne el tipus de pagament). Si voleu fer un canvi en les formes de pagament dels serveis, l’heu de fer des de la inscripció pertinent. Els canvis es faran efectius a partir del següent mes facturable o de la propera remesa que es faci.

3. Com podem canviar un compte incorrecte en rebuts que no s’han enviat correctament?

Heu de substituir el compte incorrecte pel correcte, ja sigui fent una substitució del compte en qüestió i creant després un nou rebut, o bé, si encara no l'heu utilitzat mai, modificant manualment el rebut. Assegureu-vos que els conceptes afectats estiguin assignats al nou compte. Recordeu tornar a enviar aquests rebuts al banc.

4. Només apareix un mes facturable o no trobem els conceptes de l’any passat. Què pot passar?

Heu d’anar a Administració > Acadèmic > Accions > Traspassos de cursos escolars i assegurar-vos que heu traspassat tots els conceptes facturables que no apareguin en aquest any.

5. Als alumnes els hi apareix un concepte que no tenen assignat. Per què?

Aquest concepte ha tingut en algun moment un curs assignat. Ara no el té, però en el moment de fer el traspàs de curs vau traspassar el concepte com a propi d'alumne, per això els ha quedat assignat als alumnes que el tenien l'any passat. Per posar-hi remei, torneu a seleccionar aquell curs en la definició del concepte. Quan deseu la informació, a la següent pantalla indiqueu que no el voleu assignar a tots els alumnes. Després, accediu a Assignació de conceptes facturables als usuaris i busqueu el concepte; apareixerà la columna del concepte i el desmarqueu de tots els alumnes.

6. Com pot haver desaparegut el mòdul Rebuts del bloc Gestió?

Normalment això succeeix perquè algun membre del centre ha desassignat alguns permisos i, intencionadament o no, ha desmarcat els corresponents a la gestió dels rebuts.

7. Com podem esborrar rebuts que ja he generat però que encara no he enviat com a remesa bancària?

Heu d'anar a Rebuts > Blocs de rebuts i cercar el mes del bloc de rebuts que heu generat; allà podreu esborrar sense problema aquell bloc i tornar-lo a generar. Si heu d’esborrar o modificar rebuts concrets, podeu fer-ho des de Gestió

manual de rebuts.

8. Per què el compte corrent continua sent erroni en els rebuts si ja l’hem modificat?

Un cop s'ha modificat la forma de pagament, cal que torneu a generar la remesa amb les dades més recents, perquè Clickedu no actualitza automàticament la informació de la remesa quan es fan canvis en les formes de pagament.

9. Per què hi ha un compte que no podem substituir ni deixar inactiu?

Això succeeix perquè aquest compte té conceptes assignats. Des d'Assignació de conceptes, podeu canviar els conceptes d'un compte a un altre i desapareixerà l’error.

10. Tenim rebuts que es cobren en efectiu i volem que a partir d’ara es cobrin per domiciliació bancària. Com ho fem?

En primer lloc, heu d'anar a Administració > Gestió d'usuaris > Alumnes > un alumne > icona del bitllet (Formes de pagament) i fer clic a Substituir. Ara podeu introduir la nova forma de pagament amb les dades de les quals disposeu. És important que l’IBAN i el DNI estiguin ben escrits. Els serveis i conceptes facturables quedaran canviats des d’aleshores, però l'històric de pagaments romandrà intacte.

11. Què representa l’import acumulat en el llistat de cerca avançada?

Representa l'import total de tots els conceptes que té aquell alumne i que es poden veure desglossats a l'esquerra.

12. Quins canvis suposa que ara les remeses s’hagin de generar en format XML?

El canvi resideix en el format electrònic dels arxius a causa de la normativa europea, ja que el funcionament dels dos documents és el mateix. La diferència entre CORE i COR1 és el termini de presentació mínim dels càrrecs directes per part de l'emissor a la seva entitat financera. Hem vist en diferents webs bancàries que varia el període que posa cadascuna; us proposem que, si us interessa, us poseu en contacte amb el vostre banc o caixa. Com a resum general, el CORE té un termini d'aproximadament una setmana i el COR1, d'entre 1 i 3 dies feiners.

13. Com és millor configurar la còpia de dades bancàries entre germans?

Us aconsellem que aneu a Tipus, configuracions i importacions/exportacions > Configuracions > Altres configuracions > Copiar les dades bancàries entre els germans (635) i seleccioneu Mai. D’aquesta manera sereu vosaltres qui decidireu fer-ho quan ho creieu oportú amb un sol clic. Per exemple, quan tingueu un germà nou del qual no tingueu dades o perquè no es generin duplicats a Clickedu de forma innecessària.

14. Com podem fer rebuts per als docents per cobrar-los algun concepte?

Podeu crear un concepte facturable i no assignar-lo ni a cap etapa ni a cap curs. Aleshores Clickedu interpreta que podrà assignar-se a usuaris del tipus Personal Docent, PAS o Altres.

15. Com podem generar rebuts a un alumne que no pertany al centre?

Cal donar-lo d'alta com a usuari del tipus Altres. Per poder-lo localitzar, l'haurem de buscar a través del filtre Altres i no cercar-lo per classes. Recordeu que caldrà crear conceptes facturables nous que no estiguin assignats a cap classe.

16. Com podem consultar la facturació d'un alumne del curs anterior però que actualment està de baixa?

Heu d'anar a Rebuts > curs anterior > Gestió manual de rebuts i buscar l'alumne, marcant Mostrar baixes.

17. Com és que si un alumne està de baixa li surten rebuts per generar d'aquell mes?

Perquè ha estat d'alta en algun dia del mes o, quan es cobra a mes vençut, pot ser que encara quedi alguna cosa pendent de cobrar.

18. A l’hora de fer rebuts, quan volem fer una cerca per germans, hi pot haver casos que no reconeix que ho siguin.

El motiu és que cada germà deu tenir pares diferents amb el mateix nom. Per solucionar-ho cal anar a Gestió d'usuaris > Pares i mares i triar, per exemple el pare, i veureu que n'apareixen dos amb el mateix nom. Al primer seleccioneu-li l'opció Destí i a l'altre Origen, i premeu Fusionar pares. Anireu a una pantalla per traspassar tota la informació a un únic usuari. D'aquesta manera, els dos germans ja tindran el mateix pare i seran reconeguts per Clickedu com a germans. Caldrà fer el mateix amb la mare.

19. Per què no ens deixa posar un segon titular en la forma de pagament?

Perquè potser hi ha activat Un sol pagador. Cal desactivar-lo des de Rebuts > Configuracions del mòdul de rebuts.

20. Ens surt un missatge on diu que un IBAN és incorrecte. L'hem repassat i està bé. Què passa?

Repasseu que no hi hagi cap espai en blanc a l'inici dels números, ja que no s'aprecia però de vegades n'hi ha. Tampoc hi ha d'haver guions o separacions entre els diferents caràcters.

21. Es pot modificar el número de compte directament?

No s'han de modificar mai els números de compte perquè podria afectar a l'històric de rebuts. Sempre cal crear-ne un de nou i marcar substituir, d’aquesta forma els conceptes s'assignaran al nou compte i el número de compte anterior podrà quedar inactiu.

22. Podem canviar el nom d'un concepte?

No es recomana modificar un concepte, ja que pot afectar a l'històric d'aquest concepte.

23. Podem modificar l'import dels descomptes un cop utilitzats?

No, ja que modificaríeu els que ja s'hagin utilitzat en cobraments anteriors.

24. Generem un rebut manual i no ens el deixa guardar. El botó Guardar apareix d'un color clar. Per què?

Quan es crea un rebut manual s'ha de posar el nom del concepte o triar-lo i posar la quantitat. Un cop fet això s'ha de prémer a qualsevol lloc de la pantalla i s'actualitzarà. Després ja podreu guardar.

25. Alguna vegada al generar els rebuts ens dona error. Per què?

Quan genereu els rebuts i us dona error, un dels motius més freqüents és per la manca de mandat o un error en el mandat. Per comprovar aquests mandats de manera ràpida aneu a Gestió > Rebuts > Llistats > Llistat de mandats. Si en falta un, aneu a Gestió d’usuaris > Alumnes > un alumne > icona del bitllet (Formes de pagament) i, en entrar en aquesta pantalla, Clickedu en generarà un altre.

26. Hem generat els rebuts d'extraescolars i els genera tots excepte els de l'activitat d'escacs. Per què?

Encara que l'activitat tingui assignada una tarifa, pot ser que no tingui marcats els mesos facturables. És imprescindible marcar en quins mesos s'ha de facturar aquesta activitat.
També podria ser que tingués els mesos assignats però no tingués els imports posats.

27. Per què en una classe tots els alumnes tenen tots els conceptes en un sol rebut i en canvi una alumna té dos rebuts amb els conceptes repartits?

Apareixen dos rebuts perquè un concepte el deu tenir assignat a una forma de pagament i, en canvi, la resta de conceptes deuen estar assignats a una altra forma de pagament diferent. És per aquest motiu que es generen dos rebuts.

28. Vam apuntar tres nens a una inscripció puntual a menjador i no es genera el rebut. Per què?

Com que és una inscripció puntual cal passar llista de menjador i marcar-los com a presents el dia que es van quedar.

29. Com podem esborrar rebuts que ja hem generat però que encara no hem enviat com a remesa bancària?

Si els rebuts encara estan en estat pendent, heu d'anar a Gestió > Rebuts > Blocs de rebuts, cercar el mes del bloc de rebuts que heu generat i esborrar-lo.
Si ja heu generat la remesa però encara no l’heu enviada al banc, els rebuts estaran en estat cobrat. El que haureu de fer primer és canviar l’estat dels rebuts a pendent. Això ho podeu fer des de Control de cobraments i retorns de rebuts. Llavors ja podreu esborrar el bloc de rebuts tal com s’ha descrit inicialment.
En canvi, si només heu d’esborrar o modificar uns rebuts concrets, podeu fer-ho des de Gestió manual de rebuts.

30. Com podem tornar a enviar al banc els rebuts retornats?

Cal pujar l'arxiu que us retorna el banc a Remeses retornades. Us apareixeran els rebuts retornats i a Accions caldrà clicar Executar; tots aquests rebuts passaran automàticament de cobrats a retornats.
Si no teniu l'arxiu, els podeu marcar manualment, des de Control de cobraments i retorns de rebuts. Després, des d'Emissió al banc i paper, busqueu els d'estat retornats, els cliqueu i ja podeu tornar a generar una nova remesa.

31. No podem esborrar un bloc de rebuts que tenen un import 0 i surten com a cobrats. Com el podem esborrar?

Cal passar-los tots a pendents i ja permet esborrar el bloc.

32. Per què ens cobra la mensualitat i el menjador si són emissors diferents i nosaltres només volem cobrar el menjador?

Si des de Generació automàtica de rebuts teniu seleccionat Serveis, els afegirà tots al rebut, juntament amb la resta de conceptes que tingueu marcats, siguin de l'emissor que siguin. Si són emissors diferents i els voleu facturar per separat, haureu de generar una remesa per a cada emissor.
Per tant si només voleu facturar el menjador, s'hauria de seleccionar només l'agent emissor del menjador i, a serveis, només seleccionar el menjador, sense seleccionar cap concepte.

33. Podem generar factures?

Sí, però cal tenir marcat Activar factures a Configuracions del mòdul de rebuts.