Formes de pagament

Per gestionar les formes de pagament dels alumnes i el personal del centre


Podeu afegir tantes formes de pagament com desitgeu als usuaris de la plataforma, a escollir entre diferents tipus, que es poden relacionar amb un o els dos responsables dels alumnes.

Índex:
— Afegir formes de pagament
— Modificar una forma de pagament
— Consideracions sobre l'ordre
— Copiar formes de pagament entre germans
— Passarel·les de pagament electrònic

 

AFEGIR FORMES DE PAGAMENT

1. Entreu al bloc Administració i, des de Gestió d'usuaris, accediu a l'apartat del tipus d'usuari del qual vulgueu gestionar les formes de pagament (excepte Pares i mares).

2. Cerqueu l'usuari que desitgeu i cliqueu  (Formes de pagament).

               

Us apareixeran les diferents formes de pagament, una sobre l'altra, i, en el cas dels alumnes amb germans, també una taula per copiar les formes de pagament entre ells. 

3. Per afegir una forma de pagament cliqueu Nova forma de pagament.

4. A Tipus, seleccioneu el tipus de pagament (banc, efectiu, transferència, pagament amb xec o TPV virtual). Podeu canviar el nom d'aquests tipus i afegir-ne de nous des de Gestió > Rebuts > Gestió de tipus de pagament.

5. Escolliu si la forma de pagament està assignada als dos responsables, només a un o a cap d'ells al desplegable Responsable.

Quan els responsables realitzin inscripcions, només podran veure i utilitzar les formes de pagament que tinguin associades; no podran veure aquelles formes que només estiguin assignades a l'altre responsable.

També podeu escollir que la forma de pagament no estigui lligada a cap dels dos responsables (perquè potser és dels avis o de l'empresa d'un dels responsables, per exemple). En aquest cas apareixerà un camp per poder informar el correu electrònic de qui hi ha al darrere d'aquesta forma de pagament.

6. Amb el tipus de pagament Banc apareixen nous camps:
— A IBAN s'ha d'incloure el número internacional del compte corrent (24 dígits).
— A BIC (també anomenat Swift) hi va el codi que identifica el banc, associat al codi IBAN.
— El mandat és el document que firma el titular de l’IBAN per autoritzar la domiciliació de rebuts bancaris per part de l’agent emissor. Quan s'afegeix un compte corrent i es guarda, el sistema omplirà automàticament el camp Referència mandat i proposarà una data per a cada agent emissor. La referència i la data es podran canviar, si l’usuari així ho desitja. A la part dreta de la data de cada agent emissor apareix una icona, que servirà per generar un arxiu Word amb el mandat a punt per imprimir. Aquest arxiu inclourà les dades de les quals disposi Clickedu i, un cop l’usuari hagi emplenat la resta de dades, es podrà imprimir per procedir a la firma entre l'agent emissor i el titular de l’IBAN.

               

7. Marqueu els serveis (extraescolars, menjador, acollida, transport o vendes i activitats) que voleu que, per defecte, utilitzin aquesta forma de pagament (la icona passarà d'estar en blanc i negre a estar en color). Les noves inscripcions als serveis marcats es cobraran mitjançant la nova forma de pagament triada. Això pot ser útil per facilitar les inscripcions fetes des de la coordinació d'extraescolars o les que pot fer el pare des de la web, sobretot quan existeixen diverses formes de pagament per a un mateix alumne. Cal tenir en compte, però, que aquesta selecció no canviarà les inscripcions ja realitzades, que caldrà modificar manualment.

               

Un servei pot estar marcat en dues formes de pagament com a màxim. En aquest cas, per defecte, les inscripcions d'aquest servei es dividiran a parts iguals entre les dues formes de pagament (i quan es facturi es generaran dos rebuts), però a l'hora de realitzar la inscripció es pot modificar el percentatge. Passa el mateix amb els conceptes facturables assignats a dues formes de pagament.

Si la forma de pagament està inactiva, no podrà tenir assignat cap servei.

 

MODIFICAR UNA FORMA DE PAGAMENT

— Només heu de modificar les dades de les formes de pagament si hi heu de fer correccions ortogràfiques o corregir dades mal entrades, ja que la modificació té efectes retroactius i també es modifiquen els rebuts ja generats.

— Per tal de mantenir l'històric de rebuts —i saber, més endavant, qui va pagar un rebut concret— no es pot modificar cap dada dels comptes corrents.

— Quan una família canvia de compte corrent i deixa d'utilitzar l'anterior, el que heu de fer és clicar Substituir a la part superior de la forma de pagament. El programa assignarà a una forma de pagament existent o a una de nova els conceptes i serveis que fins ara estaven associats a l'anterior (i la forma de pagament obsoleta s'inactivarà). S'obrirà una finestra on podreu veure les dades de la forma actual i els conceptes i serveis que té assignats, i escollir entre substituir-la per una forma de pagament existent o entrar les dades d'una de nova.

               


               

Si voleu deixar d'utilitzar una forma de pagament, l'heu de marcar com a inactiva, amb la caixa de la part superior de la forma de pagament. Aquesta caixa només apareixerà si la forma de pagament no té cap concepte facturable del curs vigent ni cap servei assignat.

 

CONSIDERACIONS SOBRE L'ORDRE

— L'ordre 1 (o si no n'hi ha, el més baix) és la forma de pagament amb la qual s'associaran per defecte els conceptes que li assignem a l'alumne en un futur.

— Si afegiu més formes de pagament i en canvieu l'ordre, l'associació dels conceptes facturables que ja existien no canviarà. Per tant, si voleu que a partir d'ara els conceptes que ja teníeu associats agafin la nova forma de pagament, caldrà substituir la forma actual per la nova o modificar l'assignació de conceptes per associar-los a aquesta forma.

 

COPIAR LES FORMES DE PAGAMENT ENTRE GERMANS

Si un alumne comparteix un responsable amb un altre alumne, apareixerà, a baix, la graella Taula de germans, que us pot servir per copiar les formes de pagament entre ells.

               

Quan es copien formes de pagament entre germans, el programa compara les d'un i les de l'altre per decidir què modificar, què afegir, etc.

— Quan la forma de pagament que voleu copiar ja existeix, si és un compte corrent, es comprova si l'IBAN coincideix i, si és un altre tipus de forma de pagament, es comprova si coincideix el NIF. Si coincideixen, el programa sobreescriu totes les dades menys l'ordre, l'estat (actiu o inactiu), els mandats i els serveis que té l'usuari destí.

— Si la forma de pagament és de tipus banc i conté un IBAN que el germà no té, o és d'un altre tipus i conté un NIF (a una forma de pagament del mateix tipus) que el germà no té, el programa crea una forma de pagament nova que afegirà al final. També es copien els mandats i els serveis.

— Si la forma de pagament és de tipus banc i no conté IBAN, o és d'un altre tipus i no conté NIF, el programa no realitzarà cap acció.

Cal tenir en compte que no es copien ni l'ordre ni les assignacions de les formes de pagament.

Podeu configurar que les caselles de selecció que permeten automatitzar la còpia de dades entre germans estiguin activades o desactivades per defecte. Aquest paràmetre es pot configurar des d'Administració > Tipus, configuracions i importacions/exportacions > Altres configuracions > Copiar les dades bancàries entre els germans (635).

PAGAMENTS ELECTRÒNICS

Per tenir l'opció que les famílies paguin amb targeta les comandes, a través d'UniversalPay o Redsys, podeu activar les passarel·les de pagament electrònic.

Amb una passarel·la activada podeu crear la forma de pagament TPV de cada usuari. Una altra opció és deixar que es creiï automàticament quan un usuari pagui per primera vegada amb aquest sistema. Després, si ho necessiteu, podreu editar aquesta forma de pagament.