Administrar activitats extraescolars

Per gestionar les activitats extraescolars

Un usuari amb permís pot gestionar les activitats extraescolars de l'escola: creació, administració i coordinació de les activitats extraescolars.

• Permisos necessaris: Gestionar extraescolars.

Índex:
— Nou tipus d'activitats extraescolar
— Nova activitat extraescolar
— Horaris
— Preus
— Inscripcions
— Preguntes
— Visió de les extraescolars per les famílies

NOU TIPUS D'ACTIVITATS EXTRAESCOLAR

Clickedu us permet classificar les activitats extraescolars en tipus d'activitats. Podeu decidir com les voleu agrupar, segons les activitats que oferiu.

A. Per una banda, es pot fer servir el tipus d’activitat com un nivell superior que conté grups d’una mateixa activitat.
Per exemple:
Tipus d’activitat: Anglès
Activitats: Anglès inicial, Anglès intermedi, Anglès avançat.

B. Per altra banda, es pot gestionar el tipus d’activitat com una “activitat mare” que conté diferents activitats.
Per exemple:
Tipus d’activitat: Idiomes
Activitats: Català, Anglès, Italià.


1. Entreu a Gestió > Extraescolars. Accedireu a la pantalla on trobareu el llistat d’activitats que hi hagi creades.

2. És des d’aquí on es poden crear nous tipus d’activitats per al curs. Per crear-ne un, cliqueu ‘Nou tipus’.

 

3. Definiu com serà el nou tipus d'activitats (els camps que tenen asterisc són obligatoris):
— * Nom. El nom del nou tipus.
— Descripció. Descripció que veuran les famílies quan vulguin inscriure els seus fills.
— * Data inici alta inscripció. La data en què comença el període en el qual les famílies poden inscriure els seus fills.
— * Data final alta inscripció. La data en què finalitza el període d'inscripció.
— Data inici baixa inscripció. La data en què comença el període en el qual les famílies poden donar de baixa els seus fills.
— Data final baixa inscripció. La data en què finalitza el període de baixa.
— Activitat externa. L'activitat és externa si la coordina una entitat externa al centre. Amb aquesta opció activada, no tindreu l’opció de gestionar ni coordinar els diferents tipus d'activitat ni els alumnes inscrits.
— Té llista d'espera. Si un cop s'acabin les places possibles, les famílies poden inscriure els seus fills en llista d'espera.
— Vincle i Arxiu. Si es vol afegir vincles d'interès o arxius per a les famílies,
— * Coordinador/s. Els usuaris que podran coordinar el tipus d'activitat. Els responsables podran veure el seu correu electrònic.
— Ordre. Per definir en quin ordre voleu veure-la quan entreu al mòdul.

4. Cliqueu 'Guardar'.

 

NOVA ACTIVITAT EXTRAESCOLAR

1. Cliqueu, en el tipus d'extraescolars que vulgueu, la icona del signe positiu de la dreta (Nova activitat).

2. Definiu com serà la nova activitat extraescolar (els camps que tenen asterisc són obligatoris):
— * Nom. El nom de la nova activitat.
— Descripció. Descripció que veuran les famílies quan vulguin inscriure els seus fills.
— Places. Nombre de places disponibles per a l'activitat.
— * Monitors. Els usuaris que seran els monitors de l'activitat.
— Altres monitors. Els monitors que no estan donats d'alta a Clickedu.
— * Curs escolar. Curs en el qual s'imparteix l'activitat.
— Cursos. Cursos per als quals s'ofereix l'activitat. Si no trieu cap curs s'hi podran inscriure usuaris que no siguin de cap curs.
— Curs escolar. Curs en el qual es pot fer la inscripció per al curs següent.
— Cursos. El darrer curs dels alumnes que s'apuntaran l'any següent a l'extraescolar.
Per exemple, un nen que al curs 2016/2017 cursa 2n d’ESO i al juliol els seus responsables volen inscriure’l a l’extraescolar Anglès reforç 3r ESO. Aquests camps permeten que els responsables, amb la seva plataforma al 2016/2017, puguin inscriure el nen al curs 2017/2018 a l’extraescolar sense haver de canviar el curs escolar de la plataforma dels pares.
— * Tipus. Tipus d'activitat extraescolar al qual forma part l'activitat.

3. Cliqueu 'Guardar'.

Els usuaris amb el permís de Coordinador d'extraescolars i Gestió d'extraescolars haureu d'accedir a Gestió > Extraescolars per poder administrar les inscripcions i la informació de cada activitat, mentre que els usuaris amb el permís Monitor d'activitats extraescolars hauran d'accedir a Matèries per gestionar l'activitat com una matèria, i podran passar-hi llista, avaluar o introduir continguts.

Quan vulgueu eliminar una activitat extraescolar, caldrà treure'n els horaris, les tarifes i els alumnes inscrits. Després d'això, podreu esborrar-la. Tingueu en compte que, per poder esborrar una activitat mare, haureu d'esborrar abans les activitats filles. 

HORARIS

Per a cadascuna de les activitats s’ha de definir els dies i els horaris en què es farà.

1. Feu clic a la icona del signe positiu de l'esquerra (mostrar activitats) del tipus d’activitat del qual heu de definir els horaris.



2. A continuació, per definir els horaris de cadascun dels grups, cliqueu, a la dreta, la icona del calendari (horari).



3. Definiu l'horari per a cadascun dels dies que es faci l’activitat (p.e. si una activitat es fa el dimarts i el dijous, s’ha de crear el de dimarts i el de dijous per separat, encara que l’horari sigui el mateix) (els camps que tenen asterisc són obligatoris):
— * Dia de la setmana. Dia en què s’imparteix l’activitat.
— * Data. Data d’inici i de fi de l’activitat.
— * Horari. Horaris de l’activitat.
— Aula. Aula on es realitza l’activitat.
— Monitors. Monitors de l’activitat.

4. Cliqueu 'afegir horaris' per afegir l'horari d'un altre dia de la setmana.

5. Cliqueu 'Guardar'.

 

PREUS

Per a cadascuna de les activitats s’ha de definir el conjunt de preus que s'hi podran aplicar.

1. Cliqueu, a la dreta de l'activitat de la qual voleu definir els preus, la icona del bitllet (administrar preus).

               

2. Per definir el conjunt de preus de l’activitat, feu clic al botó ‘Nou preu’.

Tingueu en compte que, per tal que els responsables puguin realitzar inscripcions des de les seves plataformes, cal que hi hagi un preu configurat per defecte.

3. Un cop introduïdes les dades, cliqueu 'Guardar'.

Els preus que s'hagin utilitzat en alguna inscripció no es poden esborrar.

INSCRIPCIONS

Les inscripcions a les activitats extraescolars les poden fer les famílies dels alumnes usuaris de Clickedu, però també les pot fer l’escola en nom de les famílies.

1. Cliqueu, a la dreta de l'activitat de la qual voleu inscriure alumnes, la icona amb tres siluetes (inscrits). Accediu a la pantalla d’inscrits de l’activitat.

               

2. Feu clic al botó ‘Noves inscripcions’ per fer la inscripció d’un alumne a l’activitat.



3. Podeu buscar els alumnes que voleu inscriure, filtrant per classe o bé pel nom de l’alumne o alumnes.

També podeu inscriure alumnes externs a l'escola fent clic sobre el botó 'Inscripció extern escola' (vegeu més avall).

4. Fent clic a la icona del signe positiu (alta). Veureu totes les dades de la inscripció a l’activitat.

Heu d'indicar la data d'alta a l'activitat, així com l'estat.
La tarifa proposada serà la tarifa establerta com a 'per defecte', però podeu triar-ne una altra.
Podeu indicar quins dies, dels que es du a terme l'activitat, hi assistirà l'alumne.
Heu de marcar mitjançant quina forma de pagament (de les que hi hagi informades) es farà servir per cobrar l’activitat. També podeu afegir-ne de noves, amb el botó 'Modificar/Afegir modes de pagament'.
Si s'han definit preguntes per a l'activitat, apareixeran a continuació.

Podeu fer altes ràpides activant la marca de verificació de cada alumne de la pantalla anterior. Clickedu triarà la tarifa per defecte.

La data no pot ser inferior a:
— el primer dia del darrer mes facturat
— el darrer dia amb assistència.

Si la inscripció no té mesos facturats ni assistència registrada, la data pot ser la mateixa que la data d'inscripció, de manera que podreu esborrar la inscripció.

5. Cliqueu 'Guardar' per desar les dades de la inscripció.

Per esborrar una inscripció, heu d'accedir al llistat d'inscrits d'una extraescolar i clicar la icona del cubell ('eliminar'), a la columna Operacions. Només podeu esborrar una inscripció si no té cap rebut generat ni cap dada d'assistència associada.

Per poder inscriure usuaris externs:

Des de la pantalla Noves inscripcions es poden inscriure alumnes externs a l'escola clicant Inscripció extern escola i omplint els camps.

Tots els usuaris inscrits des d’aquí passaran a ser usuaris de tipus Altres, per la qual cosa, si mai han de rebre imputacions de conceptes facturables, per poder-los-els assignar cal que no tinguin cap etapa ni curs assignat.
Per tal de generar els rebuts d’aquests alumnes, caldrà activar la marca de verificació Altres usuaris des de Generació automàtica de rebuts.

 

PREGUNTES

Clickedu ofereix la possibilitat de crear preguntes per ser contestades a l'hora de fer la inscripció que puguin servir per a la posterior organització dels grups d’extraescolars.

1. Del tipus d'activitat del qual voleu fer preguntes cliqueu la icona de l'interrogant (Preguntes). Accedireu a la pantalla on podreu crear les preguntes que cregueu necessàries per poder organitzar els diferents grups de les activitats extraescolars.

               

2. Cliqueu 'afegir preguntes' tantes vegades com preguntes vulgueu.

3. Escriviu la pregunta, indiqueu el tipus de resposta i si és una pregunta requerida per inscriure a un alumne a l’activitat.

4. Cliqueu 'Guardar'.

Quan alguna família —o la pròpia escola— hagi contestat alguna de les preguntes de la inscripció, ja no es poden modificar o esborrar ni afegir-ne de noves.
A partir d'aquell moment podreu generar un arxiu xls amb les preguntes i les seves respostes per alumne.

VISIÓ DE LES EXTRASCOLARS PER LES FAMÍLIES

Podeu configurar el mòdul Extraescolars perquè els alumnes i els seus responsables puguin veure les seves extraescolars des de la seva plataforma, a Les meves matèries.

1. Cliqueu, a la part superior dreta, la icona de la roda dentada (Configuracions extraescolars).



2. Seleccioneu Incloure les extraescolars a les meves matèries de la fitxa acadèmica de l'alumne i guardeu.

Des d'aquesta pantalla també podeu activar que els responsables que fan la inscripció rebin un correu de confirmació.