Crear una autorización

Para crear una autorización y enviarla a los usuarios


Tareas que debería saber hacer antes de empezar: Organizar las autorizaciones en carpetas


Ya sea para los derechos de imagen, para una salida escolar o para hacer un proyecto con gallinas, puede crear una autorización desde Clickedu para enviarla a las familias y que se la devuelvan firmada.

También puede crear autorizaciones que deban firmar alumnos mayores de edad o el personal del centro.

Las autorizaciones de los alumnos y los responsables también se pueden ver desde Materias > Mi clase > Datos personales y desde la ficha del alumno, en  Datos personales. El personal del centro puede ver las suyas desde Gestión > Mis autorizaciones.

• Permiso necesario: Acceder al módulo de autorizaciones.

1. Desde el bloque Gestión, acceda al módulo Autorizaciones.

2. Sitúese en la carpeta de autorizaciones donde la desea y pulse el icono  (Nueva autorización).

3. Indique el nombre de la autorización (p. ej., Excursión al zoo), su descripción y la fecha límite en la que los usuarios pueden entregarle la autorización.

4. Si tiene las firmas digitales activas, indique si se utilizarán para firmar esta autorización.

5. Adjunte el documento de la autorización que se deberá llenar.

6. Elija el tipo de usuario que debe autorizar las peticiones.

Las autorizaciones más comunes son del tipo Responsables: son las autorizaciones de los alumnos que tienen que firmar sus padres.

7. En el caso de las autorizaciones para los responsables, indique si pueden ver la autorización desde su plataforma y la app. Si la ven, podrán autorizar la petición; si no, se entiende que usted hará toda la gestión.

8. Defina también si es necesario que los dos responsables den su autorización. En caso afirmativo puede indicar que solo sea necesaria en los casos en que las familias reciben la documentación por separado (aquellos que en Administración > Gestión de usuarios > un alumno > (Editar) > Alumno tienen marcado  Enviar información por separado).

9. Pulse Guardar. Irá a la pantalla para asignar la autorización a los usuarios.

10. Elija, en el caso de autorizaciones para alumnos o responsables, las clases y los alumnos deseados. En el caso del personal, elija los miembros necesarios.

Puede elegir múltiples usuarios seguidos pulsando el primero y arrastrando hasta el último. También pulsando el primero, pulsando la tecla Mayús y haciendo clic en el último.

Puede elegir múltiples usuarios separados pulsándolos mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl (o, en el caso de Mac, Command).

11. Pulse Guardar.

Irá al listado de peticiones de la autorización.

En la columna Acciones puede:
— Ver todas las autorizaciones del usuario con el icono .
— Editar todos los aspectos de la petición (estado, verificación, archivo y firmantes) con el icono .
— Autorizar o no una petición con los iconos y . Por si la familia se la ha autorizado pero no a través de Clickedu.
— Verificar o desverificar una autorización con los iconos y (si la petición no está pendiente). Para confirmar que la autorización que ha enviado el usuario es válida.
— Descargarse el archivo que ha adjuntado la familia (si lo hay) con el icono .
— Borrar la petición con el icono . Solo si la autorización está pendiente.

12. Para añadir más peticiones, pulse  (Crear petición).

Si vuelve a la pantalla anterior, con las diferentes autorizaciones, podrá ver la autorización que ha creado.

En la columna Acciones puede:
— Editarla con el icono (Modificar).
— Ver el listado de peticiones con el icono (Listado de peticiones). Una petición es lo que envía a los usuarios para que se la vuelvan autorizada.
— Ocultar porque ya no es necesaria con el icono (Archivar).
— Descargar el documento adjunto con el icono (Descargar autorización).
— Notificar a los usuarios que tienen peticiones de autorización con el icono (Enviar recordatorio por correo electrónico).
— Borrar con el icono (Eliminar). Solo si no hay peticiones.

13. Con el fin de avisar a los usuarios de que tienen una petición pendiente, puede ir a las acciones de la autorización y enviarles un correo electrónico a todos con el icono  (Enviar recordatorio por correo electrónico).

— Los padres pueden ver las autorizaciones del curso escolar actual y autorizar o no desde su plataforma y la app si tienen permiso de escritura y las ha hecho visibles.
— Los alumnos pueden ver las autorizaciones del curso escolar actual y autorizar o no desde su plataforma.
— El personal del centro puede ver sus autorizaciones desde Gestión > Mis autorizaciones. Además, las autorizaciones pendientes las ve en el sumario.

Cuando se respondan las autorizaciones, sea en papel o a través de la plataforma, las puede gestionar.

14. Cuando ya no haga falta gestionar una autorización la puede archivar con el icono  (Archivar).

Puede ver las autorizaciones archivadas seleccionando Mostrar las autorizaciones archivadas en el buscador. Las puede desarchivar con el icono  (Desarchivar).